Análisis del proceso de seguimiento y control de proyectos del programa de mejora de la UCI

Resumen

A lo largo del ciclo de vida de un proyecto, se presentan múltiples ocasiones que incitan a cambios en el curso previsto. Cuando se realizan cambios al alcance original que no se controlan se produce una corrupción del alcance.

En el presente artículo se realiza un análisis de los artefactos del proceso de seguimiento y control del programa de mejora de la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI) que tributan a los procesos de Verificación y Control del Alcance, además de cómo tributa y que beneficios le trae al proyecto su desarrollo, así como las fortalezas y debilidades del equipo de proyecto ejecutor para desarrollar los artefactos indicados.

Palabras clave: Alcance, artefactos, seguimiento y control, verificación.

Introducción

A lo largo del ciclo de vida de un proyecto, se presentan múltiples ocasiones que incitan a cambios en el curso previsto. La verificación del alcance consiste en obtener la aceptación formal del alcance del proyecto completado y los entregables relacionados. Esto incluye que los interesados correspondientes revisen los entregables para asegurarse que cada uno fue completado satisfactoriamente. [PMBOK, 2008]

Este principio es posible aplicarlo en la verificación del propio proceso de obtención del alcance en las etapas iniciales del proyecto, al crear o modificar un proyecto. Si el proyecto se termina antes de lo previsto, el proceso de verificación del alcance del proyecto debería establecer y documentar el nivel y alcance de lo completado.

Incluso aunque un cambio implique ventajas globales (en la calidad o funcionalidad del producto, o en la eficiencia del proceso productivo), hay que pensarlo dos veces antes de aplicarlo a un proyecto en marcha. Muchas veces, el coste del cambio supera con creces al beneficio derivado del mismo, y aumenta los riesgos de que algo salga mal.

El control del alcance se encarga de influenciar los factores que pueden generar cambios en el alcance del proyecto y controlar el impacto de los mismos. Sistema de control de cambios, análisis de variaciones, re planificación, sistema de gestión de la configuración. [Pressman, 2002]

El control del alcance del proyecto también se usa para gestionar los cambios reales cuando se producen, y está integrado con los demás procesos de control. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupción del alcance del proyecto. Los cambios son inevitables, con lo cual se impone algún tipo de proceso de control de cambios.

El registro de estado de cambios es el “diario de a bordo” de las modificaciones al proyecto, y forma parte del control de configuración del trabajo. En las hojas de registro de cambios se consigna toda la información necesaria para seguir y controlar las modificaciones al proyecto, incluyendo la historia de propuesta de cambio y el análisis y evaluación resultante. Además, se consigna la descripción de la implantación, y los resultados de la misma. [CMMI-Product-Team, 2002]

En la presente investigación se realiza un análisis de los artefactos del proceso de seguimiento y control del programa de mejora que tributan a los procesos de verificación y control del alcance.

Materiales y métodos

Para obtener la mayor cantidad de información, en la investigación se pusieron en práctica los siguientes métodos científicos:

Métodos Teóricos:

• Método Histórico – Lógico: para el estudio del marco teórico de la investigación.
• Método Analítico – Sintético: para el análisis de la documentación relacionada con el tema, extrayendo los elementos más importantes y necesarios para dar solución al problema existente y llegar a conclusiones concretas de la investigación.
• Método Inductivo – Deductivo: para el estudio del proceso de seguimiento y control del programa de mejora que tributan a los procesos de verificación y control del alcance

Métodos Empíricos:

• Entrevista: para la obtención de información basado en un planteamiento de preguntas para facilitar el procesamiento estadístico.

Validación de la propuesta de solución

En la presente investigación se utilizará el método de validación por criterios de expertos. Este método se basa en la consulta a personas que tienen grandes conocimientos sobre el entorno en el que la organización desarrolla su labor. Estas personas exponen sus ideas y finalmente se redacta un informe en el que se indican cuáles son, en su opinión, las posibles alternativas que se tendrán en el futuro. [Grupo de Tecnologías de la información y las Comunicaciones, 2005]. El método Delphi consta de cuatro fases, y con la aplicación de estas se establecerán los resultados para garantizar la calidad y una mayor organización:

• Formulación del problema.
• Selección de los expertos.
• Elaboración del cuestionario.
• Desarrollo práctico y explotación de los resultados.

Resultados y discusión

En esta investigación se realizó un análisis de los artefactos del proceso de seguimiento y control del programa de mejora de la UCI que tributan a los procesos de Verificación y Control del Alcance.

Artefactos del proceso de "seguimiento y control" que tributan a los procesos de "verificación y control" del alcance:

Expediente de Proyecto del PM 3.3 \ gestión de proyecto\ planeación, monitoreo y control:

• Plantilla: Problemas, Desviaciones y Acciones
• Plantilla: Planes y Registro de Monitoreo

¿Cómo tributa y que beneficios le trae al proyecto su desarrollo?

La plantilla Problemas, Desviaciones y Acciones tienen gran importancia porque en ella se registran los PROBLEMAS y las DESVIACIONES significativas y como estas afectan a los requisitos. Se registran además las ACCIONES correctivas para las desviaciones significativas identificadas como resultado del análisis y se les asigna un responsable para su control, de manera que la causa de la desviación sea mitigada o eliminada.

Para la asignación de acciones correctivas ante una desviación significativa detectada, primeramente y en todos los casos, se ha de desarrollar un análisis de causa de la desviación. Una vez que es establecida la medida se ha de monitorear el éxito de la misma para que en caso de no lograr su objetivo, se adopte otra acción correctiva para asegurar el control de la desviación. Nunca ha de modificarse o eliminarse del Registro la acción anteriormente asignada.

En la plantilla Planes y Registro de Monitoreo se registran las solicitudes de cambio, lo cual permite su monitoreo y control.

Se describe el proceso de seguimiento y control a las actividades y productos de trabajo de Monitoreo y Control de Proyecto en el proyecto y se toman las acciones correctivas apropiadas.

Fortalezas o debilidades del equipo de proyecto ejecutor para desarrollar los artefactos indicados y propuestas de solución

El equipo de desarrollo utiliza la metodología de desarrollo ágil SXP (Scrum- Extreme Programing) que no incluye los artefactos propuestos. Tampoco incluye artefactos que registren los problemas, las desviaciones, las acciones correctivas ni para monitorear las solicitudes de cambio.

Los artefactos no podrán utilizarse, pero pueden buscarse alternativas para realizar estas actividades de verificación y control. Algunos artefactos de la metodología que se utilizan en el proyecto registran cierta información de la que se registra en los artefactos propuestos.

Figura 1. Guión de la metodología SXP que se utiliza en el CDFRG:

Conclusiones

Con la realización de la presente investigación se llegaron a las siguientes conclusiones:

• Los análisis de los registros de cambios y desviaciones permiten mejorar los procesos de la organización y la identificación de riesgos para futuros proyectos.
• Las técnicas para el control del alcance pueden centrarse en organización de unos flujos de gestión de cambios o en el análisis post-mortem de las desviaciones, el rendimiento o los cambios realizados.
• En una organización de múltiples proyectos se requiere de una estandarización de sus procesos de gestión para lograr eficiencia en su gestión.